Особливості бібліотечного SWOT- аналізу

    Настала пора звітів про діяльність публічних бібліотек Києва. Напружений час для завідувачів та заступників директорів. Підраховуються цифри, порівнюються з плановими показниками і з цифрами минулого року, складаються великі полотна статистичних таблиць, пишуться пояснювальні записки до статистичного звіту (дехто  називає їх «Звіт про діяльність…», дехто «Інформація про діяльність….). І мене дуже тішить, що все частіше у звітах проглядається методологія SWOT–аналізу. Такий аналіз чітко і конкретно, а головне коротко допомагає донести інформацію до інвестора, в нашому випадку, до органів місцевої влади та до потенційних спонсорів.

    Назва SWOT-аналізу - це абревіатура початкових літер англійських слів: S - strenghts (сили) W - weaknesses (слабкості) O - opportunities (можливості) T - threats (загрози).

   В чому наші сили (Strenghts), колеги? Внутрішні сили, передусім, у кадрах, технічному забезпеченні та фінансуванні, що спрямовується, передусім,  на потреби бібліотеки (а це потреби наших користувачів) в інформаційних ресурсах. Внутрішніми силами є, наприклад:

• відвідуваність бібліотеки і відсоток місцевого населення, яке користується бібліотечними послугами;
• асортимент пропонованих послуг;
• сучасні технології та підготовлений персонал (хто є працівниками бібліотеки, наскільки добре навчені?);
• фінансування (наскільки воно відповідає потребам бібліотеки);
• чи запозичується та впроваджується кращий досвід роботи вітчизняних та зарубіжних бібліотек?
• чи залучаються кошти на потреби бібліотеки з додаткових джерел фінансування?

    Визначення внутрішніх слабкостей (Weaknesses). Внутрішні слабкості - це вузькі місця, наявність яких ви усвідомлюєте і які, при необхідності, змогли б самі усунути. Внутрішніми слабкостями є, наприклад:

• незадовільне управління якістю;
• низькокваліфіковані бібліотечні працівники;
• відсутність навичок працівників бібліотеки у сфері PR, публічного виступу;
• відсутність партнерів або слабо налагоджені зв’язки з іншими освітніми і соціальними закладами;
• погана репутація бібліотеки серед місцевого населення через недотримання бібліотечної етики і т.д.

    Opportunities – можливості. Визначення зовнішніх можливостей, що можуть сприяти швидкому розвитку бібліотеки та її послуг. Зовнішні можливості - це фактори, виникненню яких ви самі сприяти не можете, але можете використовувати з користю для бібліотеки. Зовнішніми можливостями є, наприклад:

• програма «Бібліоміст» та можливість участі у конкурсах бібліотечних проектів, що оголошуються різними міжнародними та вітчизняними фондами;
• відміна тендерних процедур при закупівлі книг для бібліотеки;
• підтримка галузі державою;
• виникнення нової групи користувачів у зв’язку з появою у вашій місцевості якогось нового освітнього закладу чи установи;
• можливості того ж WI-FI , інше.

     Threats – загрози, що можуть перешкоджати розвитку вашої бібліотечної установи. Зовнішні загрози - це такі фактори, для запобігання яким ви самі безпосередньо нічого не можете зробити, але від яких ви можете тим чи іншим способом застрахуватися. Наприклад, скорочення народонаселення в регіоні і в зв'язку з цим прогнозоване зменшення кількості користувачів бібліотеки; зміни в технології; вторгнення на ринок інформаційних послуг все більшої кількості конкурентів, зменшення фінансування у зв’язку з кризовою економічною ситуацією у країні та ін.

     Складений таким чином аналіз створює адекватне уявлення про бібліотеку. Таким чином оцінюється стан бібліотечної установи: чи здатна вона за рахунок внутрішньої діяльності протистояти зовнішнім загрозам, а також визначити, чи перешкоджають внутрішні слабкості використанню зовнішніх можливостей.

    SWOT-аналізом рекомендується завершувати текстову частину плану роботи на наступний рік, а також використовувати його для звіту перед населенням. Зазвичай аналіз займає лише одну сторінку. Про кожну частину пишеться коротко, точно і ясно. Краще вказати від 3 до 10 сильних сторін, слабкостей, можливостей чи загроз. Можна обмежитися однією фразою за кожним показником.

    Не потрібно боятися показувати в SWOT-аналізі слабкості і загрози. На перший погляд може здатися, що нерозумно самому розкривати свої слабкості, але таке враження оманливе. Не забувайте, що з планом роботи бібліотеки знайомляться представники влади, які крім сильних сторін бібліотечної установи оцінюють і те, наскільки грунтовно враховані загрози і слабкості. До того ж, знаючи про свої слабкості і загрози, легше їх уникнути або попередити.

     Все вищесказане стосується загальної методології SWOT-аналізу для планування та звітності роботи бібліотеки. Проте необхідно пам’ятати, що  SWOT-аналіз є необхідною складовою написання проектів для розвитку можливостей бібліотеки з конкретних напрямів діяльності. Розпочинаючи роботу над  таким SWOT-аналізом, необхідно, по-перше, чітко визначати його сферу. Загальний аналіз буде недоречним для тих, кого цікавлять можливості бібліотеки з конкретних напрямів діяльності. Фокусування SWOT-аналізу, наприклад, на конкретному напрямку діяльності забезпечує виявлення найбільш важливих для нього сильних і слабких сторін, можливостей і загроз. Так, краще окремо аналізувати роботу з батьками (або з сім'ями) і окремо - роботу із залучення молоді до читання, наприклад,  науково-популярної літератури, ніж проводити загальний SWOT-аналіз всієї роботи з читачами в надії виявити можливості для цих двох напрямків. А ще ефективніше такий  SWOT-аналіз виглядає при розробці бібліотечного проекту. По-друге, для аналізу потрібні ті переваги та слабкості, що безпосередньо стосуються якогось напряму діяльності. І їх може бути дуже багато. Тому рекомендується ранжирувати їх відповідно важливості для користувачів і бібліотекаря (можна окремо). По-третє, потрібно бути об’єктивними і при проведенні аналізу грунтуватися на об'єктивних фактах і даних досліджень. А також слід уникати узагальнень і двозначності. Абсолютно недоречно писати про «падіння духовного рівня підростаючого покоління», коли мова йде про інформаційно-бібліографічну грамотність підлітків у конкретній бібліотеці.