"Человеку без документов строго воспрещается существовать" ( Шариков, глава VI) ...Бібліотеці також

      З творами Михайла Булгакова пов'язано багато містичних історій. Вставила в назву допису слова Шарикова із повісті "Собаче серце" і, в результаті, "містичним" чином втулила в допис недопрацьований перелік справ.  Давно збиралася почистити папки та повидаляти дублетні матеріали. Та все не знаходила часу.  Дуже дякую Babilonia Bibliotekario за те, що запобігла  моєму ненавмисному "шкідництву". 

     Нижче поданий  перелік справ публічної бібліотеки, звірений по позиціях відповідно «Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів», затвердженого Наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України 20.07.98 р. № 41. (Доповнення від 26.11.2001).

     Обчислення термінів зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення терміну зберігання справ, завершених діловодством у 2010 році починається з січня 2011 року.
Відмітка «доки не мине потреба» означає, що документація має тривале практичне значення. Термін її зберігання визначається безпосередньо самою організацією.

№п/п	Документи	Термін зберігання
1.	Накази, розпорядження міської, районних у м. Києві державних адміністрацій: А) з основної діяльності Б) про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, про матеріальну допомогу В) про надання відпусток Г) про стягнення, відрядження працівників; з адміністративно –господарських питань (поз.16)	до ліквідації організації 75 років 5 років 3 роки
2.	Правила, положення, інструкції; методичні вказівки та рекомендації з основної діяльності: А) за місцем розробки і затвердження В) в інших організаціях (поз.18)	до ліквідації організації до заміни новими
3.	Листування про розробку,  застосування та роз'яснення правил, положень, інструкцій; методичних вказівок та рекомендацій (поз.20)	3 роки
4.	Документи (доповідні записки, звіти, довідки, листування) про виконання пропозицій за результатами обстежень, перевірок та критичних виступів у засобах масової інформації (поз.27)	10 років
5.	Документи (аналітичні довідки, огляди, доповідні записки, аналізи) про стан роботи з розгляду пропозицій, заяв, скарг громадян (поз. 29)	5 років
6.	Звернення (пропозиції, заяви, скарги) громадян: А) що містять пропозиції про суттєві зміни в роботі організації або про усунення серйозних недоліків та зловживань Б) особистого та другорядного характеру (поз.28)	10 років 5 років (після ост. розгляду, якщо неодноразово)
7.	Статути та положення організацій, положення про структурні підрозділи: за місцем складання і затвердження в інших організаціях (поз.32)	До ліквідації організації 3 роки після заміни новими
8.	Мережа бібліотек системи (поз.38)	3 роки після заміни новою
9.	Документи (звіти, довідки, висновки) про створення бібліотеки, реорганізацію мережі, перейменування, переведення до іншої місцевості (поз.52)	До ліквідації організації
10.	Документи (історичні й тематичні огляди діяльності, історичні довідки) з історії бібліотек (поз.44)	Постійно (доки не мине потреба)
11.	Штатні розписи та переліки змін до них (поз.46) Листування про затвердження та зміну штатів (поз.48)	3 роки 1 рік
12.	Листування з вищими органами галузі про структуру, штати, створення та ліквідацію організацій (поз.51)	10 років
13.	Статистичні звіти й таблиці організацій з усіх основних видів діяльності: зведені річні піврічні, квартальні  місячні (поз.298)	До ліквідації організації 3 роки 1 рік
14.	Аналізи діяльності, аналітичні огляди, зведення (статистичні звіти з основної діяльності): А) що подаються в органи виконавчої влади та місцевого самоврядування, органи вищого рівня Б) що подаються структурними підрозділами  керівництву організації (поз.45)	До ліквідації організації 5 років
15.	Положення, інструкції про права та обов'язки посадових осіб (поз.50)	3 роки після заміни новими
16.	Документи (договори, угоди, плани, звіти, акти, довідки, рекомендації) про встановлення наукових, культурних зв’язків між організаціями (поз.56)	До ліквідації організації
17.	Документи (положення, плани, звіти, відгуки) про проведення творчих конкурсів та оглядів (поз. 849)	5 років
18.	Тематичні альбоми фотографій (поз.65)	Доки не мине потреба
19.	Номенклатура справ (поз.89)	До заміни новою
20.	Журнал реєстрації телефонограм (поз.102)	1 рік
21.	Приймально-здавальні акти з усіма додатками (за виключенням інвентаризаційних документів), складені в разі зміни: А) керівників бібліотеки Б) відповідальних працівників (поз.55)	До ліквідації організації 3 роки (після зміни)
22.	Річні плани організації з основної діяльності Річні плани структурних підрозділів організації Плани з окремих напрямів діяльності (поз.153)	5 років 1  рік 1 рік
23.	Інвентарні книги обліку матеріалів бібліотек і довідково-інформаційних фондів (поз.869)	До ліквідації бібліотеки
24.	Книги сумарного обліку бібліотечного фонду (поз.870)	До ліквідації  бібліотеки
25.	Обліковий каталог (поз.871)	До ліквідації бібліотеки
26.	Журнали реєстрації карток облікового каталогу (872)	До ліквідації бібліотеки
27.	Описи (накладні) облікових номерів (поз.873)	До ліквідації бібліотеки
28.	Каталоги книг (систематичні, алфавітні, предметні) (поз.886)	До ліквідації  бібліотеки (в СК -картки за останні 20 років - до заміни на ЕК)
29.	Плани комплектування бібліотечних довідково-інформаційних фондів (поз.866)	3 роки
30.	Документи (списки, каталоги, звіти) про оформлення річної передплати на літературу (поз.868)	1 рік після  оформлення річної передплати на літературу
31.	Акти перевірок роботи бібліотек і довідково-інформаційних  фондів (поз. 862)	1 рік після наступної перевірки
32.	Довідки про роботу бібліотек і довідково-інформаційних фондів (поз. 863)	3 роки
33.	Супровідні документи  (накладні, описи, списки)  на літературу, що надходить до бібліотек  (поз.875)	3 роки після перевірки бібліотечного фонду
34.	Прибуткові акти на  літературу, одержану безкоштовно або без супровідних документів (поз. 879)	3 роки після перевірки бібліотечного фонду
35.	Книги обліку літератури,  загубленої читачами, і тієї, що прийнята замість неї (поз.877)	3 роки
36.	Акти передачі видань з  основного фонду в  депозитарний і обмінний фонди бібліотеки (поз.880)	3 роки
37.	Акти списання книг і періодичних видань (поз. 881)	10 років
38.	Акти, списки літератури, одержаної за книгообміном (поз.882)	5 років
39.	Акти інвентаризаційної перевірки бібліотечних і довідково-інформаційних фондів (поз.884)	До ліквідації бібліотеки
40.	Картотеки формулярів виданих книг (поз.876)	До ліквідації бібліотеки (формуляри на загублені книги знищуються після зняття книг з обліку)
41.	Картотеки обліку періодичних видань (поз. 874)	До ліквідації бібліотеки
42.	Щоденники обліку роботи бібліотек (поз.865)	До ліквідації бібліотеки
43.	Листування про повернення книг читачами (поз.888)	1 рік після повернення книг або покриття вартості загублених книг
44.	Договори на міжбібліотечне  абонементне обслуговування (поз. 890)	1 рік (після закінчення строку дії договору)
45.	Журнали обліку запитів по МБА	1 рік (по закінченні журналу)
46.	Бланки-замовлення на  одержання літератури за міжбібліотечним абонементом	1 рік
47.	Картки обліку і одержання літератури за міжбібліотечним абонементом (поз. 893)	3 роки
48	Вимоги читачів на  літературу  (поз.894)	1 рік
49.	Журнали реєстрації бібліографічних довідок (поз. 895)	до ліквідації бібліотеки
50.	Журнали обліку  консультацій (поз.896)	1 рік
51.	Картотеки формулярів читачів і повернення книг (поз.897)	3 роки  після перереєстрації читачів
52.	Картотеки абонентів, які  користуються міжбібліотечним абонементом ( поз.898)	1 рік  після закінчення  строку дії договору на  міжбібліотечне абонементне обслуговування
53.	Книги, щоденники обліку читачів і виданої літератури   (поз. 899)	3 роки

 Списання матеріалів виконується за актом, форма якого додається:

Затверджую

Директор ЦБС

_____________________р-ну

_________________________

«        »_______________200   р.

АКТ

Про виділення до знищення документальних матеріалів

від «       »____________________20      р.

 Комісія ЦБС____________________________району м. Києва  у складі

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
на підставі методичного рішення, затвердженого на засіданні Ради при директорі, відібрала до знищення документи, що утворилися в процесі діяльності бібліотеки ________________________________, що втратили практичну цінність і не підлягають тривалому зберіганню відповідно до «Переліку типових документів, що створюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» (Наказ Головного архівного управління №41 від 20.07.1998 р.). Опис справ додається

Всього справ____________________________________

 Голова комісії____________________________________

Члени комісії_____________________________________
                       _____________________________________
                       _____________________________________