Стандарти поповнення та оновлення бібліотечного фонду для муніципальних бібліотек Чехії

Ознайомлю вас із Методичною інструкцією Міністерства культури Чеської Республіки про стандарти поповнення та оновлення бібліотечного фонду для муніципальних бібліотек (прийнятий 2017 року). 

Муніципальні бібліотеки Чеської Республіки мають у своїх бібліотечних фондах документи різних типів (книги, журнали, музичні твори, карти, компакт-диски тощо) та видів: навчальну, художню літературу, книги для дітей та юнацтва, регіональну літературу, документи з галузі державного управління та спеціальні документи.
Бібліотечний фонд є ключовим інструментом надання публічних бібліотечних та інформаційних послуг. Його обсяг та зміст, а також актуальність визначають якість послуг бібліотеки та їх оцінку користувачами і відображають місцеві потреби.
Ці рекомендації вироблені Міністерством культури з метою встановлення рекомендованих параметрів для оптимального обсягу, змісту та якості бібліотечних колекцій.
Стандарт призначений в основному для бібліотек у муніципалітетах з чисельністю до 40 тисяч. жителів.
Стандарт є інструментом для бібліотеки та її адміністрації у визначенні та плануванні оптимальної суми грошей на придбання видань до бібліотечного фонду з метою ефективного використання фінансових ресурсів з державних бюджетів.

У стандарті прописані функції бібліотеки та її бібліотечного фонду:

• бібліотека як посередник доступу до бібліотечних документів та інших джерел інформації,
• бібліотека як посередник у наданні інформації та консультативна установа (доступ до Інтернету та джерел інформації).
• бібліотека як простір формального, неформального навчання та професійного навчання (співпраця зі школами та навчальними закладами, організація власних освітніх заходів),
• бібліотека як об'єкт культури (організація культурних заходів, забезпечення простору для культурних заходів),
• бібліотека як приємне місце для відпочинку дітей, батьків з дітьми, людей похилого віку та інших груп інтересів),
• бібліотека як місце зустрічей та підтримка діалогу між поколіннями (спільний простір для діяльності громади),
• бібліотека як місце соціальної інтеграції людей, яким загрожує відторгнення.

Для підтримання постійної якості надання публічних бібліотечних та інформаційних послуг необхідно оновлювати бібліотечну колекцію, тобто доповнювати її та переглядати. Це сприяє підтримці якості бібліотечного фонду та просторових умов, щоб бібліотека могла надавати не лише традиційні послуги з надання документів в позику/користування, але й інші заходи, необхідні для задоволення потреб місцевої громади.

Принципи створення бібліотечного фонду
Бібліотечний фонд є основою для виконання зобов'язань бібліотек, визначених законодавством про бібліотеки. Стратегія розвитку бібліотеки повинна включати принципи створення бібліотечної колекції, що стосуються визначення обсягу та змісту колекції. Ці принципи можуть бути включені до внутрішніх керівних принципів або розроблені у формі окремого документа.
Принципи створення бібліотечної колекції засновані головним чином на потребах і вимогах мешканців муніципалітету. Створюючи бібліотечну колекцію, необхідно постійно враховувати наступні аспекти:
• склад населення муніципалітету, особливо вік та освітня структура,
• особливі умови в цьому місці, такі як сфера діяльності шкіл та інших навчальних закладів, промислових підприємств, рівень туризму, походження міста, етнічний склад тощо,
• потреби існуючих або потенційних цільових груп користувачів,
• поточні вимоги користувача,
• якість, своєчасність та обсяг існуючої бібліотечної колекції,
• послуги та колекції бібліотек, що функціонують поряд і їх власні пріоритети,
• залучення бібліотеки до системи регіональних функцій, особливо інтенсивності використання обмінного фонду

 
Види та типи документів у фонді бібліотеки
Бібліотечна колекція повинна містити документи різного змісту, типів та форм для всіх вікових груп, зокрема:

• друковані документи та джерела інформації 

- книги (художня та наукова література для дітей та дорослих, вибрані підручники, словники, енциклопедії, коментовані закони тощо)
- періодичні видання (місцеві, регіональні та національні газети, журнали)
- картографічні документи 

•  музику 
• електронні документи та джерела інформації: - електронні книги; - ресурси інтернет 
•  аудіовізуальні документи (на різних носіях): аудіокниги, музичні записи або фільми, інші типи документів 
•  настільні ігри 
•  головоломки 
•  розвиваючі іграшки. 

Бібліотечна колекція також повинна включати матеріали та інформацію, що стосуються державного управління та самоврядування, документи з місцевої (регіональної) історії, генеалогічні джерела та інші документи з урахуванням місцевих потреб (наприклад, спеціальні документи для користувачів із вадами зору тощо). містити документи мовами меншин, які проживають у муніципалітеті, якщо в цьому є потреба, а також літературу іноземними мовами, особливо з метою сприяння мовній освіті.

У майбутньому бібліотекам слід більше зосередитись на розширенні асортименту електронних книг та інших послуг, що надаються в цифровому середовищі.

Критерії формування бібліотечної колекції
Одним з основних критеріїв побудови бібліотечної колекції є її обсяг.
Важливим показником якості бібліотечної колекції є також те, чи є вона цілком придатною для задоволення потреб місцевої громади, задоволення умов бібліотечної співпраці при виконанні регіональних функцій та взаємної співпраці в більш широкому контексті.
Мінімальний розмір бібліотечної колекції (навіть для найменших бібліотек) = 2500 бібліотечних одиниць.
Щодо бібліотек у муніципалітетах, де мешкають менше 500 жителів, рекомендація застосовуватиметься щодо просторових можливостей, щоб у бібліотеці були доступні книги для основних категорій користувачів.
Визначення обсягу та змісту бібліотечної колекції філій та малих бібліотек, а також бібліотек великих населених пунктів вимагає індивідуального підходу.
Основні компоненти бібліотечної колекції
При побудові бібліотечної колекції виділяють три основні компоненти:
• основний фонд - приблизно 60-70% від загальної кількості документів,
• поточний фонд - приблизно 30-40% від загальної кількості документів,
• обмінний фонд, який може бути включений до основного та поточного фонду – 5%.

Основний фонд
Основний фонд бібліотеки включає систематично побудований підбір художньої літератури, наукової літератури, регіональної літератури та некнижкового матеріалу довгострокової вартості, який служить для задоволення основних потреб користувачів.
Художній фонд складається з найкращих і найважливіших назв чеської та світової літератури; є основним ядром кожної бібліотеки. Для доповнення чеської літератури бібліотеки можуть використовувати програму субсидій Міністерства.
Відбір наукової літератури слід проводити з урахуванням можливості отримання останньої професійної інформації через Інтернет. Друкована наукова література становить додаткову цінність для документів, загальнодоступних через Інтернет.
Бібліотека може пропонувати різні типи носіїв інформації, такі як аудіокниги, музичні компакт-диски, аудіовізуальні документи, електронні книги та електронні джерела інформації. Посібники та періодичні видання в електронних базах даних та в Інтернеті представляють сучасну альтернативу друкованим формам видань. Обсяг некнижних матеріалів повинен становити близько 20% від загального обсягу бібліотечного фонду.
Краєзнавчий фонд містить документи, що стосуються місцевості, в якій працює бібліотека. Це в основному публікації регіональної преси, праці регіональних авторів та інша регіональна література, джерела з місцевої історії, культури, туризму та інформація про життя в селі тощо.

Поточний фонд
Поточна колекція включає останні доповнення до художньої та галузевої літератури, а також інших видів інформаційних ресурсів, що придбані або отримані в дар за останні п’ять років.

Обмінний фонд
Обмінний фонд утворює допоміжну частину бібліотечного фонду. Його отримують та купують на пільгових засадах із субсидії на виконання регіональних функцій або з пов’язаних з ними мікрорегіональних фондів, які формують фонд на підставі договору. Відповідно до місцевих умов та договірних відносин доцільно поєднувати фінансові ресурси муніципалітетів, які можуть брати активну участь у його створенні, оскільки цей метод сприяє ефективному використанню фінансових ресурсів. Завжди необхідно мати оптимальний спосіб створення обмінного фонду для даного регіону.

Фонд обміну зазвичай включає останню літературу, яка належним чином доповнює поточний фонд або в деяких випадках замінює його. З часом якісна частина обмінного фонду може також збагатити основний фонд окремих бібліотек як довгострокову позику.

Послуги міжбібліотечного абонементу
Метою побудови бібліотечної колекції є максимальне задоволення потреб користувачів та забезпечення їх права на інформацію незалежно від місця розташування бібліотечного документа. Якщо користувачі запитують документи, що не входять до бібліотечного фонду певної бібліотеки, бібліотека надає їх через міжбібліотечні послуги відповідно до законодавства.
Міжбібліотечні послуги ґрунтуються на принципі взаємності, який передбачає для кожної бібліотеки обов’язок надавати іншим бібліотекам послугу з власного бібліотечного фонду для їх користувача.

Фінансування придбання бібліотечної колекції
Кожна бібліотека повинна мати достатні фінансові ресурси для придбання бібліотечної колекції, щоб мати можливість оперативно реагувати на потреби та вимоги своїх користувачів. Частка витрат на придбання бібліотечного фонду становить близько 10% від загальних витрат на забезпечення функціонування бібліотеки.
Визначення бюджету на придбання бібліотечної колекції базується приблизно (згідно з аналізом статистичних даних) на кількості придбаних одиниць фонду у попередньому році та, відповідно, відсотка оновлення фонду. Із врахуванням середньої ціни за один прим. документів (у 2016 р. – 240 крон.)
Інформацію про поточні середні ціни на книги можна отримати у звітах на чеському книжковому ринку.
Стандарт рекомендує такі параметри для фінансування та оновлення бібліотечного фонду:
Показник: Витрати на придбання бібліотечної колекції та інших джерел інформації, тобто сума в чеських кронах на одного жителя муніципалітету, витрачена на придбання бібліотечної колекції та джерел інформації за один календарний рік.
Рекомендоване значення в середньому по країні 2016 р. - сума в чеських кронах:1 житель - 30-45 крон.
Показник: Щонайменше 7% щорічного оновлення бібліотечної колекції новими доповненнями. Визначаючи основу для розрахунку відсотка поновлення, передбачається, що бібліотека повинна придбати принаймні 2 бібліотечні одиниці на душу населення.
Приклад розрахунку витрат на придбання бібліотечного фонду
Бібліотека має бібліотечний фонд з 4000 бібліотечних одиниць.У селі живе 700 жителів.
Мінімальний розмір бібліотечного фонду становить 1400 прим. (700 х 2 = 1400) Річний відсоток поновлення: 7%, тобто 98 прим.
Річні витрати на придбання бібліотечної колекції: 98 х 240 крон = 23 520 крон. Річні витрати на душу населення: 33,60 крон.
Визначаючи витрати на придбання бібліотечного фонду, рекомендується забезпечити збільшення суми на придбання бібліотечного фонду у зв'язку з інфляцією, виявленою в минулому році.
Бібліотеки в менших муніципалітетах, які частково поновлюють бібліотечний фонд за допомогою обмінних колекцій, можуть зменшити витрати на придбання нових фондів (враховуючи кількість бібліотечних одиниць, придбаних у вигляді обмінних колекцій протягом одного року).
Збільшення придбання документів, як правило, зумовлене фінансовим бюджетом та перевагою узгоджених контрактних умов з постачальниками документів. Отже, хороша співпраця між бібліотеками в регіоні видається дуже важливим фактором; Тому рекомендується співпрацювати між бібліотеками і таким чином отримувати вигідні кількісні знижки на придбання книг.
Комплексне придбання та обробка бібліотечних фондів може здійснюватися на основі договірних відносин між бібліотечними адміністраціями (муніципалітетами) та відповідною регіональною бібліотекою.
Взаємовикористання бібліотечних колекцій є важливою частиною місцевої та міжнародної співпраці між бібліотеками. Окрім фінансових ресурсів для придбання бібліотечної колекції, бібліотека повинна також включати до свого бюджету ресурси для надання послуг міжбібліотечного абонемента, репрографічного обслуговування та послуг з доставки документів, які входять до числа послуг, що надаються бібліотекою. В рамках цих послуг бібліотека оплачує витрати на поштові відправлення та упаковку, витрати на виготовлення копій оплачує користувач бібліотеки.

Актуалізація та підтримка бібліотечної колекції
Актуалізація та підтримка бібліотечного фонду є такою ж важливою діяльністю, як і його поповнення. Принцип полягає в тому, щоб підтримувати обсяг бібліотечної колекції в оптимальних межах і підтримувати баланс між нещодавно придбаними у фонд документами та звільненням від застарілої, пасивної частини фонду. Тільки регіональна література з довгостроковою інформаційною цінністю та набір так званого золотого фонду літератури залишаються постійною частиною бібліотечного фонду.

Причини низького використання бібліотечного фонду:
• зміст збірника не цікавий для користувачів (теми, форми, типи та жанри книг та інших документів тощо),
• професійний рівень обробки частини документів заскладний, або, навпаки, занадто простий,
• документи старі, брудні, пошкоджені,
• неправильне розміщення документів на полиці, що їх важко знайти,
• документи опрацьовано/закаталогізовано з помилками,
• бібліотека робить занадто великий акцент на постійному використанні колекції,
• бібліотека має невідповідний графік роботи,
• бібліотечний фонд та бібліотечні послуги погано популяризуються.

Оновлення бібліотечного фонду може відбуватися безперервно або регулярно відповідно до встановленого плану у зв'язку з переглядом бібліотечного фонду. Надзвичайне оновлення відбувається у разі стихійного лиха.

Відправною точкою для актуалізації фонду є:
• дані про використання фонду та окремих документів (кількість позик),
• фізичний огляд на полиці,
• перелік книг, які не були позичені.

Основні критерії для вилучення документів:
• мінімальне використання або його відсутність,
• надмірне дублювання або множинність,
• зношеність, пошкодження (можна замінити новим документом),
• застарілість або незначність вмісту,
• документ не відповідає профілю бібліотеки.

Для підтримання якості колекції рекомендується регулярно оновлювати його склад та вилучати застарілі, зношені або пошкоджені книги.
Оцінка актуальності бібліотечної колекції проводиться працівником бібліотеки у співпраці з відповідною бібліотекою, відповідальною за регіональні функції.
Після перевірки бібліотечної колекції необхідно відсортувати бібліотечні одиниці:
• пошкоджені для ремонту (після ремонту їх знову вводять у фонд),
• вміст застарілий або непоправно пошкоджені(їх вносять до списку книг, пропонованих до виключення).

Корисно надати поточним та якісним документам, які мало використовуються (незаслужено забуті), другий шанс, наприклад запропонувати їх у вигляді виставки, включити серед новинок тощо.
Важливо зазначити, що навіть у бібліотеках, створених муніципалітетами, іноді може бути історична колекція, що має дуже специфічний режим утилізації.
Після затвердження комісією з перевірки та внесення до списку вибуття, проводиться зняття записів документів з облікових форм.
Бібліотека зобов’язана спочатку запропонувати відібрані до списання документи, іншим бібліотекам того ж типу. Якщо вони відмовляються, - то бібліотекам іншої відомчої підпорядкованості, а потім іншим зацікавленим особам. Якщо документи не передані таким чином, вони можуть бути утилізовані.
Документи, які зношені, неповні або настільки пошкоджені, що більше не можуть служити джерелом інформації, утилізуються (наприклад, продані в пункті збору макулатури) без необхідності пропонувати іншим бібліотекам чи установам.

Утилізація подарункової літератури
Бібліотечні одиниці набуваються бібліотеками  переважно шляхом придбання, потім подарунками, заповітами та обміном. Щоб підтримувати зібрання в актуальному стані, недоцільно приймати документи більш ранньої дати випуску (за винятком видань, які належать до так званого золотого фонду світової та чеської літератури). Інші назви, подаровані бібліотеці, можуть бути використані для альтернативних способів позики, таких як буккросинг, акції «Книга до поїзда», «23 книжкові шафи», в дитячі ігрові центри тощо.

Приймаючи книги, у договорі дарування потрібно вказати, що бібліотека буде обробляти подарунок відповідно до потреб та розсуду. Питання отримання пожертв для бібліотек регулюється, в першу чергу, цивільним законодавством та законодавчими нормами у сфері оподаткування.

Оцінка використання бібліотечного фонду
Використання бібліотечної колекції перевіряється раз на рік, бажано після збору статистичних даних про бібліотеку. Основні показники контролюються:
• обертаність бібліотечної колекції,
• ступінь активізації бібліотечної колекції.

Обертаність бібліотечної колекції
Показник документообігу показує, скільки разів в середньому за один рік була запозичена кожна бібліотечна одиниця. Загалом, чим інтенсивніше використовується бібліотечний фонд, тим вище значення показника обертаності. Високий документообіг свідчить, що поповнення бібліотечної колекції відповідає вимогам користувача. З іншого боку, занадто висока величина обертаності може свідчити про те, що користувачам може бути важко отримати необхідні документи, оскільки вони частіше позичаються.
Формула розрахунку показника
обертаність = кількість позик / бібліотечний фонд
Оцінка документообігу - 2 - 3 - оптимальне значення;
Менше 2 - фактично використовується лише невелика частина бібліотечного фонду.
Більше 4 - бібліотечна колекція активно використовуються, тому рекомендується збільшити обсяг внеску та загальний обсяг бібліотечного фонду.
10 - 20 оптимальне значення для документів з коротким періодом читання, таких як компакт-диски, DVD-диски тощо.
Пролонгації та позики на повний робочий день також можуть бути включені до розрахунку обороту бібліотечного фонду.
Приклад розрахунку обертаності бібліотечних фондів:
на 31 грудня: 3875 одиниць фонду
кількість позик на рік: 6 212
обертаність: 6 212/3 875 = 1,60

Величина обертаності дуже часто пов’язана з обсягом та розподілом робочого часу, а також із тривалістю періоду позики - чим довший час експлуатації та тим коротший термін позики (наприклад, для бестселерів, журналів, компакт-дисків), тим більшим може бути обертаність фонду. Ці відмінності необхідно враховувати при оцінці обертаності фонду бібліотеки.
Ступінь активізації бібліотечної колекції
Значення активації бібліотечної колекції вказано у відсотках. Він надає інформацію про те, наскільки висока активна частина бібліотечного фонду, тобто який відсоток бібліотечних одиниць був запозичений принаймні раз на рік та чи існує взаємозв'язок між попитом та пропозицією.
Формула розрахунку показника
ступінь активації = бібліотечні одиниці, які були протягом року запозичені принаймні один раз / загальний обсяг бібліотечної колекції х 100
Оптимальне значення 90%.
Приклад розрахунку активації бібліотечної колекції

на 31 грудня: 3875 одиниць фонду бібліотеки 
кількість запитаних одиниць: 2916
значення активації: 2916/3875 x 100 = 75,25%

Перегляд (перевірка) бібліотечного фонду
Бібліотеки зобов’язані переглядати бібліотечну колекцію.
Частота переглядів залежить від обсягу бібліотечного фонду. План перегляду може бути встановлений таким чином, що весь обсяг бібліотечного фонду переглядається в одну і ту ж дату протягом певного періоду, або може бути обраний етап перегляду протягом певного періоду.
перегляд фонду бібліотечний фонд (у бібліотечних одиницях)
1x на 5 років до 100000 прим.
1x на 10 років 100 001 - 200 000 прим.
1x на 15 років 200 001 - 1 000 000 прим.
поступово
(= 5% на рік від загальної кількості бібліотечних документів)
1 000 000 - 3 000 000 прим.

За матеріалами: https://ipk.nkp.cz/docs/2017_Metodicky_pokyn_MK_akvizice.pdf/view