Чому я за ALEPH!

У період річної звітності вирішення питання автоматизованої системи обліку  діяльності бібліотек Києва набуває особливого сенсу. Адже переважна кількість бібліотек зводять основні показники діяльності, зафіксовані у щоденниках роботи, за допомоги калькуляторів. Більш просунуті – за допомоги електронного варіанта щоденника, що ведуть у програмі Excel.

Публічна бібліотека імені Лесі Українки впроваджує нові технології у свою діяльність з 1996 року, відколи за рахунок грантів, отриманих на конкурсній основі від Міжнародного фонду «Відродження» та Інституту відкритого суспільства, придбала інтегровану бібліотечну систему «АLЕРН 500» фірми «ЕxLibris» (Ізраїль).

За цей час у вищеназваній програмі бібліотекою створено потужну пошукову систему - електронний каталог до фондів 90 публічних бібліотек для дорослих, що вміщує близько 550 тис. записів документів та доступний у цілодобовому режимі через сайт бібліотеки. Кожного дня до нього звертаються сотні користувачів не лише з України, а й багатьох країн світу.

Створено електронну базу користувачів бібліотеки та автоматизовано процес обслуговування (читацькі формуляри в електронному режимі, пластикові читацькі квитки зі штрих-кодами).

За останні 2 роки автоматизовано обслуговування користувачів у читальній залі, Інтернет-центрі, відділі краєзнавчої літератури та бібліографії, відділі літератури іноземними мовами. Повна відмова від паперових формулярів! Проведено велику і клопітку роботу по удосконаленню пошукових можливостей зведеного електронного каталогу до фондів бібліотек Києва: введено авторитетні файли «Ім’я особи», що призначені для здійснення пошуку документів за всіма варіантами імені автора, налаштовано функції для відслідковування надходжень нових книжок за останній тиждень та заостанній місяць, пошук за типами видань (книги та статті), створено базу періодичних видань, що передплачені бібліотеками міста.

Наприкінці 2016 року 4 ліцензії на програму «АLЕРН» придбали бібліотеки ЦБС Солом’янського району, що дає можливість створення єдиного інформаційно- бібліотечного простору, кооперації діяльності Публічної бібліотеки імені Лесі Українки та центральної бібліотеки Солом’янського району по створенню бібліографічної бази даних та удосконалення cистеми обслуговування користувачів в автоматизованому режимі.

З 2007 по 2015 рік щорічна оплата бібліотекою послуг супроводу, підтримки та оновлення програмного забезпечення, прописана в угоді між Ex.Libris. Ltd та Публічною бібліотекою ім. Лесі Українки від 20 серпня 2002 року, не здійснювалась через відсутність фінансування на ці роботи.

Заборгованість по оплаті є причиною, що бібліотека і досі працює на 16-ій застарілій версії програми, проблемою якої є часткова несумісність з новими версіями операційної системи Windows. В разі виходу із строю старого сервера, на якому програма встановлена від початку,  інсталювати її новий сервер буде не можливо, що може призвести до повної зупинки процесів діяльності бібліотеки, що базуються на її основі.  Придбання та інсталяція нової версії програми ALEPH є важливою умовою функціонування системи та впровадження у практику роботи її нових модулів.

За висновками фахівців Книжкової палати України, викладеними у статті Гуцол Г. «Концепція реформ у галузі створення та використання державних бібліографічних ресурсів і реорганізації бібліотечного фонду України» (Вісник Книжкової палати України, 2016, № 4) після проведеного аналізу АБІС,  представлених на ринку України,  на нинішньому етапі саме програма ALEPH  гарантовано дозволяє вирішити повний спектр завдань, що стоять перед бібліотеками. Вона підтримує різноманітні стандарти, що забезпечують взаємодію з іншими системами, зокрема МАRC 21, UNIMARC, Z39.50, XML, HTML, що використовуються у багатьох бібліотеках світу. Користувачами програми є понад 2600 бібліотек у 23 країнах світу, зокрема публічні бібліотеки прибалтійських країн та Польщі.

До прикладу, муніципальна публічна бібліотека польського Вроцлава придбала у 2002 році бібліотечну систему ALEPH, на яку з міського бюджету виділено субсидію  210 тисяч злотих (1540 тис. гривень). (зауважую, що Публічна бібліотека імені Лесі Українки придбала програму за грантові кошти). Всього на комп'ютеризацію, підтримку та технічний супровід ПЗ з 2000 року витрачено приблизно 650 тис. злотих. (близько 5 млн. гривень). Комплексна система ALEPH дозволила централізовано управляти бібліографічними процесами на основі єдності, в електронний режим перевести процедури реєстрації користувачів, видач та повернення бібліотечних документів. Система дає можливість створювати глобальні та аналітичні статистичні звіти, що є інструментом  оцінки ефективності діяльності бібліотеки.  З іншого боку - це великі зручності для користувачів: одна бібліотечна картка / UrbanCard дає можливість користуватися колекціями 38 філій Вроцлава, контролювати дати повернення отриманих у користування іншими користувачами потрібних документів та їх резервування. Надає доступ до центрального комп'ютерного каталогу OPAC, суттєво скорочує  процес пошуку та надає  інформацію про доступність тих чи інших матеріалів. У системі ALEPH працює 27 бібліотек (71% усієї  мережі публічних бібліотек). До кінця 2017 року було аплановано придбати ліцензії для усіх бібліотек. Це ВРОЦЛАВ з населенням 630 тис. Питання, чому для київських бібліотек така програма не є підйомною, тим паче, що близько 20 років праці киїських бібліотекарів покладено на створення у програмі найкращого за пошуковими можливостями каталога, переведення в автоматизований режим  процесів обслуговування?  

За умови створення єдиного електронного середовища публічних бібліотек Києва кожній ЦБС міста не потрібно буде закуповувати всю систему, а лише ліцензії. Це дає можливість підключити кожну ЦБС до серверу Публічної бібліотеки імені Лесі Українки та створити  мережу (корпорацію) бібліотек на основі центрального ядра, що містить базові модулі (Публічна бібліотека імені Лесі Українки) та розгалужену систему користувачів (бібліотек міста) із можливістю одночасного уведення інформації в систему. Така маркетингова політика дозволяє значно зекономити кошти на створення корпоративного каталогу як єдиного ресурсу публічних бібліотек міста, за підтримку якого в актуальному стані відповідатиме лише один учасник проекту – Публічна бібліотека імені Лесі Українки.

Придбання ліцензій програми ALEPH дасть  можливість перевести процеси обслуговування користувачів усіх бібліотек в автоматизований режим, що сприятиме оперативності та покращанню якості обслуговування, скоротить затрати робочого часу працівників та вивільнить його на інші процеси бібліотечної діяльності, що пов’язані з розвитком нових інформаційних технологій.

Як один із варіантів вирішення проблеми, містом розглядається і вже включено в план роботи розробка нової програми (автоматизованої бібліотечно-інформаційної системи) для публічних бібліотек Києва. 

До прийняття такого рішення, вважаю, треба підходити дуже виважено. Розробка програми з «нуля» є дуже вартісним задоволенням, і в плані фінансовому, і з огляду затрат часу, впродовж якого вона розроблятиметься.

До прикладу, у 1996 році урядом Литовської Республіки затверджено державну програму створення LIBIS на 1996–2008 рр. 12 років пішло на розробку програмного забезпечення - автоматизованої інформаційно-бібліотечної системи Литви. https://www.libis.lt/ .